A káptalan hivatalos iratainak kezelése az 1850-es évektől jelentős változásokon ment keresztül. Az ügyiratok kezdetben a káptalani ülések jegyzőkönyvi tételeihez tartoztak, az 1870-es évek közepétől azonban a jegyzőkönyvbe mind kevesebb ügyet vezettek be és az 1880-as évekre évi néhány darabra csökkent. Ezzel párhuzamosan az iratok önálló iktatószámot kaptak, bár továbbra is jellemző maradt a tematikus alapú elhelyezés (például a püspöki törzsvagyonra, a Benők alapítványra vagy a szemináriumi birtokokra vonatkozó hivatalos iratokat is külön kezelték). Iktatókönyv azonban csak az 1890-es évek elejétől kezdve alakult ki fokozatosan a jegyzőkönyvből, s 1895-től elsősorban már ekként funkcionált.
Minisztériumi, bírósági bejegyzésre vonatkozó iratok
Historiae hujus simile exemplar, et potius ipsum originale ejusdem P. Michaelis manu propria scriptum asservatur in archivo provinciale Varsaviae, duo et tres anni sub sequentes historiae ex illo desiderantur hinc libro adscribi. – Kívül: Liber I. Collegii Podoliensis Sch. P. in quo continentur Historiae Provinciae Poloniae ab anno 1642 ad annum 1686.)
A 19. kötet folytatása 1828–1922 között. – Kívül: XXXVI. Historiae domus Podolinens. Schol. Piarum ab anno Christi 1828.
Az 5. kötet folytatása 1772–1827 között. – Kívül: Liber XXXV. Historiae domus Podolinensis ab anno 1772 usque 1827.