A Gyulafehérvári Káptalan legrégibb iratainak jelentős része a Magyar Országos Levéltárba került, Erdélyben maradt részét pedig 1912-ben a Gyulafehérvári Batthyaneum Könyvtárában helyezték el. Az odakerült iratok a 13. századtól a 18. század végéig terjednek és az itteni iratok szerves elődjének tekinthetők. Ebben az állagban a káptalan hivatalos működése során keletkezett 19. 20. századi iratokat helyeztük el időrendben. Az 1900 előtti anyagot a századforduló után darabszinten rendezték és a székesegyház tornyában lévő ládákban helyezték el. Ehhez az anyaghoz rendkívül részletes és pontos időrendi, név-, és tárgymutatók készültek, amelyek a ladula (láda) jelzetére utalnak. Az átrendezés során a mai raktári egységekre is feljegyeztük a régi jelzetet, hogy ennek alapján az anyag kutatható legyen. Az iratokat egyébként időrendben helyeztük el a raktári egységekben és az 1900 utáni iratok a későbbi időszakból megmaradt tárgymutatók alapján jól kutathatók. Az iratok nyelve többségében latin a 19. század végétől magyar, majd román is. Az anyag forrásértéke minden szempontból jelentős. Felhívjuk a figyelmet, hogy a káptalan működésével kapcsolatos iratok ugyanezen fond c állagában is megtalálható.
A Káptalani Levéltár korábbi rendezése során a megmaradt levéltári anyag egy részét 1580-tól 1860-ig darabszinten külön választották és arról jegyzéket készítettek. Ezek az iratok a legkülönbözőbb témákról szólnak, esetenként nem kapcsolatosak a káptalannal, de fontos adatokat tartalmaznak a 16–19. századi Erdély történetére. Lényegében gyűjteménynek tekintendők, amelynek felbontása csak lehetetlenné tette volna az anyag kutatását, hiszen jelen formájában darabszintű segédlet áll a kutatók rendelkezésére. Az állag végére a későbbi időszakból előkerült nem iktatott iratokat, illetve a gyulafehérvári székesegyházra vonatkozó iratokat helyeztünk el.
Zomora Dániel nagyprépost 1940 októberében nyomtatott anyakönyvet nyitott az erdélyi székes káptalan tagjairól, amelybe a 19. század elejétől kezdve visszamenőleg feljegyezték a káptalan tagjainak nevét és személyi adatait. Az anyakönyvet az 1960-as évek közepéig vezették, további adatok már nem kerültek bele.
Tekintettel arra, hogy a káptalan jelentős birtokokkal rendelkezett, működése során sok esetben került sor különféle vagyoni, ritkábban büntetőjogi eljárásra. A korábbi rendezések során ezeket az iratokat is külön választották és az említett segédletekben azokat tételesen feltárták. A raktári egységekben a perek anyaga nagyjából kronológikus rendben van elhelyezve, természetesen azt is figyelembe véve, hogy egy-egy per akár évtizedekig is eltarthatott. Az anyag mind gazdaság-, mind társadalomtörténeti szempontból jelentős. Az iratok nyelve többségében latin, a későbbi időszakban magyar, majd esetenként román is. Az iratanyag az utólagosan készített segédletekkel illetve átnézéssel kutatható.
Ugyancsak a káptalani levéltárban őriztek meg a 18–19. századból megmaradt különböző jövedelem összeírásokat, jelentéseket részben a káptalan, részben a püspökség birtokairól. Ezeket a forrásokat a századforduló utáni rendezés során szintén egyenként sorszámozták és a már többször említett nyilvántartásban rövid tartalmukat feljegyezték. A rendezés során felmerült az a lehetőség, hogy ezeket az iratokat egyesítjük a püspöki uradalom hasonló nyilvántartásaival, amelyek például a levéltár III. 1/d. állagában találhatók. Mivel ez utóbbihoz részletes segédlet nem állt rendelkezésre, úgy véltük, hogy ez a megoldás csökkentené az anyag kutathatóságát. Ennek megfelelően egy gyűjteményes állag alakult ki, amelyben a dokumentumok nyelve latin és magyar. Az állag anyaga kizárólag a már említett darabjegyzék segítségével kutatható.
A káptalan felügyelte az Erdélyi Püspökség számára tett legkülönbözőbb alapítványok pénzügyi működését. Az egyes alapítványokról a 18. század elejétől kezdve önálló nyilvántartásokat vezettek, amelyek bekötött formában maradtak ránk a levéltárban. Az állag utolsó dobozában nem bekötött, hasonló nyilvántartások találhatók. A kötetek nyelve többségében latin, egyenkénti átnézéssel kutathatók.
Azokat a nyilvántartó könyveket, amelyek nem egy konkrét alapítványhoz köthetők, hanem több alapítvány közös pénzügyi nyilvántartásai, vagy egyéb gazdasági jellegű könyvek, ebben az állagban helyeztük el. Minden kötetnél közöljük annak címét és évkörét. Ezek a kötetek más állagokban lévő pénzügyi vonatkozású dokumentumokkal együtt használandók. A kötetek egyenkénti átnézéssel kutathatók.
A káptalani levéltárban 1700-tól kezdve maradtak meg iratok az Alvinci Uradalomra, de a korábbi rendezés során a nem időrendbe helyezett iratokról részletes jegyzéket készítettek. Ekkor utólag megszámozták az iratokat és ehhez darabszintű segédletet készítettek a kezdetektől a 19. század közepéig. Ezt a rendet szintén nem kívántuk felbontani a rendezés során, mert az anyag kutatása a jelen formában biztosított. Ebből az is következik, hogy az iratok nincsenek kronológikus rendben és az időrend az egyes raktári egységekben folyamatosan újra kezdődik. Az anyag kutatása ennek megfelelően csakis a már korábban említett segédletekkel illetve egyenkénti átnézéssel lehetséges. Az állag végén a 20. század második feléből megmaradt, az egykori birtokra vonatkozó iratokat találunk.
Az állag gyűjteményes jellegű, amelyet az iratok között fellelt számlákból, számadásokból és különféle nyilvántartásokból állítottunk össze. Az első dobozban még a püspökség visszaállítása előtti időszakból is találunk különféle számadásokat, számlákat elismervényeket amelyek kisebb számban maradtak meg a 18. század első két harmadából. A számlák többsége az 1780-as évektől kezdve az 1848-ig terjedő időszakból származik. A későbbi évekből a már említett pusztulás miatt jóval kevesebb maradt meg. A dokumentumok forrásértéke nem jelentős, ugyanakkor kortörténeti jellege nem vitatható, ezért megőrzésük feltétlenül indokolt volt. Az anyag értelemszerűen csak egyenkénti átnézéssel kutatható.
Ebben az állagban szintén az iratokból előkerült speciális forrásokat a „Libellus educillatoris” azaz a magyarul kocsmakönyveknek nevezett nyilvántartásokat helyeztük el időrendben. A sorozat időrendi szempontból csaknem hiánytalan, forrásértéke elsősorban helyi jellegű. Kutatása egyenkénti átnézéssel lehetséges.
Az uradalmi iratok között rendkívül sok csekély forrásértékű, azonban kortörténeti dokumentumnak számító kötelezvény, kezeslevél maradt meg. Ezeket gyűjtöttük össze ebben az állagban és helyeztük el őket időrendben. A kisméretű dokumentumok sokszor cédula jellegűek, kutatásuk csak átnézéssel lehetséges.
A püspöki udvarban a kiegyezés körül felállított Számvevői Hivatal mellett 1900 után azzal együttműködő Alapítványi Hivatalt állítottak fel. Ennek közös iratait a III. 2/a. állagban találjuk. Az egyházmegyei sematizmus már az 1920-as években külön említi az Alapítványi Hivatalt, de a nagyon összekeveredett iratok közül csak 1933 után tudtuk elkülöníteni a hivatal egyértelműen saját iratait. Ezeket az iratokat időrendben helyeztük el a raktári egységekben egészen az 1970-es évekig, ameddig az Alapítványi Hivatal működése nyomon követhető. A hivatalnak két iktatókönyve maradt meg, amelyek segítségével, illetve egyenkénti átnézéssel kutatható az iratanyag.
A gyulafehérvári püspöki uradalom vezetését dokumentáló gazdaság-, társadalomtörténeti szempontból rendkívüli forrásértékű iratsorozat. A kezdeti időszakból, 1800 előttről csupán két kötet maradt meg 1777 és 1791 közötti évekből. Ezekben hetenként esetenként naponta jegyeztek be adatokat az uradalomban elvégzett munkákról. E két kötet napló jellegű, magyar nyelven íródott. 1800-tól kezdve egészen 1848-ig rovatos szabályszerű jegyzőkönyvet vezettek, amelyben az uradalom ügyében beérkező iratok iktatószámát, tárgyát és az ügyben hozott határozatokat egyaránt feljegyezték magyar nyelven. A jegyzőkönyvek hivatalos elnevezése 1844-től kezdve „Gazdasági tiszti jegyzőkönyv”. A sorozat kötetei lényegében a fennmaradt iratokhoz segédletként is használhatók 1800-tól kezdve. Ugyanakkor megjegyezzük, hogy az iratok tökéletes eredeti irattári rendjét nem sikerülhetett helyreállítani, hiszen sok iratot máshová csatoltak ezért kizárólag ezen kötetek alapján kutatni nem tanácsolható.
Ebben az állagban a püspöki uradalom 18–19. századi működésével kapcsolatos iratokat gyűjtöttük össze. A rendkívül összekeveredett iratokból lényegében az eredeti uradalmi irattárat kívántuk rekonstruálni. Az első dobozban néhány 17. századi iratot és 18. századi, de dátum nélküli iratokat helyeztünk el, majd a második doboztól kezdve időrendben rendeztük a feltalálható iratanyagot. Ebben néhány irat még a püspökség visszaállítása előtti időből való. Itt helyeztük el a püspöki uradalom 1715-ből való első urbáriumát. A 18. századból az iratanyag töredékes és a fennmaradt iratok többségén sorszámos iktatás található. Az iktatott iratoknál az eredeti számsorrendet helyreállítottuk, de minden évből nem iktatott iratok is találhatók a dobozokban. Az iratok nyelve többségében latin, a 18. század végén német, a 19. században egyre inkább magyar. Az anyagban gazdasági pénzügyi számadások, kérvények, utasítások, esetenként peranyagok találhatók.
Az anyag forrásértéke rendkívül jelentős gazdaságtörténeti szempontból és eddig lényegében ismeretlen. Az iratok 1848 utáni részét a korábbitól eltérő helyen őrizték és ezen iratok nagyobb része elpusztult. A kiegyezésig már csak rendkívül kevés iratot őrzünk. Az állag utolsó dobozában 1809-ből származó uradalmi összeírásokat helyeztünk el, amelyek iktatottak, de méretüknél fogva nem tudtuk az időrendi sorozatba illeszteni.
Az állagban az uradalmi úriszék fennmaradt jegyzőkönyveit helyeztük el egyszerű időrendben. A jegyzőkönyveket az iratok közül válogattuk ki. A fennmaradt dokumentumok többségében magyar nyelvűek latin részletekkel, forrásértékük uradalomtörténeti szempontból nagyon jelentős. A 19. századi jegyzőkönyvek nagy része erősen károsodott, restaurálásra várnak, ezért csak részben kutathatók.
A gazdasági iratok közül külön választottuk az egyes évekből fennmaradt regestrum decimarum-okat azaz dézsmalistákat. Az állag anyagában így időrendi szempontból egy csaknem hiánytalan gyűjtemény volt kialakítható, amely az uradalom ilyen jövedelmeiről ad pontos tájékoztatást. Az állag elejére egy 1671-ből származó hasonló dokumentumot helyeztünk el. Az utolsó dobozban 1858-59-ből még a tized megszűntetésére vonatkozó iratok találhatók. A listák latin és magyar nyelvűek, kutatásuk időrendben egyenkénti átnézéssel lehetséges.
Az állagba az uradalmi iratokból külön választott olyan kötetes anyagot helyeztünk el, amely egyes uradalmi birtokokkal kapcsolatos, sokszor évtizedekig tartó perek anyagát tartalmazzák. A kötetek többségében magyar kis részben latin nyelvűek és átnézéssel kutathatók.
A Káptalani Levéltárban külön gyűjteményben helyezték el az egyes alapítványok eredeti alapítóleveleit, vagy azok másolatát. Aebben az állagban helyeztük el az alapítványokról szóló nem kötetes kimutatásokat, püspöki törzsvagyonra vonatkozó iratokat és egy hagyatékkal kapcsolatos iratanyagot is. Az iratok latin és magyar nyelvűek, egyenkénti átnézéssel kutathatók.
Az állagba az uradalmi iratokból kiválogatható tisztviselői névsorokat (Status personalis inclyti Dominii episcopalis Albo Carolinensis) helyeztük el, amelyek a 19. század első feléből viszonylag folyamatosan maradtak fenn. E mellett a dobozban található a püspöki uradalom tisztviselői számára felállított un. „Penziós Intézetnek” jegyzőkönyve is. Az iratok egyenkénti átnézéssel kutathatók.
A rendház elöljáróinak hivatali iratsorozata viszonylag épségben maradt ránk. Bizonyos témákat külön kezeltek, amelyeket az első raktári egységben helyeztünk el, a többi iratot időrendbe rendeztük. Iktatókönyv csak a 20. századi iratokhoz maradt fenn, a többi csak egyenkénti átnézéssel kutatható. Az iratok többségének nyelve 1867-ig latin, attól kezdve magyar.
A rendezés során az első állagba a rend működésére vonatkozó legfontosabb általános iratokat kívántuk elhelyezni. Így kerültek ide a rendi gyűlésekről fennmaradt jegyzőkönyvek, a kolozsvári házi krónikk (historia domus) és a rendfőnöki (tartományfőnöki) körlevelek. Az iratok latin és magyar nyelvűek, egyenkénti átnézéssel kutathatók.
A rend anyagai között olyan dokumentumok is előkerültek, amelyek nem közvetlenül a rend működésére vonatkoznak, de megőrzésük indokolt. Ebben az állagban néhány nyomtatott dokumentum mellett a fényképgyűjtemény érdemel külön említést.
Azokat a piarista eredetű iratokat, amelyek más állagokba nem voltak besorolhatók egy külön állagban gyűjtöttük össze. Az egyes raktári egységeknél röviden közöljük a bennük található iratok rövid meghatározását.
Erdély legszebb barokk templomaként a kolozsvári jezsuita, majd később piarista templomot szokták emlegetni. Mivel eredetileg a jezsuita akadémia hallgatóságának lelki gondozására épült, máig is az akadémiai templom nevet viseli. 1718-ban kezdték építeni, de csak egy évtizeddel később készült el teljesen. 1776-tól a templomot a piaristák vették át. A fellelt iratok között megtalálható a templom krónikája (historia domus), leltárai és a különböző templomi adományok nyilvántartásai. Az állag anyaga egyenkénti átnézéssel kutatható.
A rendi levéltárak elmaradthatatlan részét alkotják az elhunyt rendtagokra vonatkozó adatsorok, életrajzok. Ugyanilyenek maradtak meg a kolozsvári piarista levéltárban is, amelyeket ebben az állagban helyeztünk el.
A második bécsi döntés után, 1940-ben a romániai piarista rendtartomány (Romániai Kegyes-Tanítórend) házai közül a kolozsvári, nagykárolyi és a máramarosszigeti ismét Magyarországhoz került, a temesvári pedig továbbra is Románia területén maradt. A három észak-erdélyi ház kormányzását a rend generálisa még 1940-ben a magyar tartományfőnökre bízta, a temesvári élére pedig, amely így önálló szervezeti egységet alkotott, Panyik-Tóth Lajost nevezte ki, mint a saját megbízottját (commissarius generalis). Miután 1945-ben visszaálltak a korábbi határok, megszűnt a temesvári ház különállása. 1946-ban Walter János felhatalmazott közép-európai vizitátor egyesítette a négy romániai rendházat Biró Vencel generáisi megbízott (delegatus generalis) vezetése alatt. Az állagban a rend e különálló részének néhány irata maradt meg.
Zonder titelAz anyakönyvek mellett különféle típusú tanulmányi nyilvántartásokat is őriz a levéltár. Az osztálykönyvek csak a dualizmus korának első feléből maradtak meg. Időrendben kutathatók.
Elaboratum 1899. Levelezések 1902.
Az iskola anyakönyvei a szabadságharc utáni újrakezdéstől egészen az államosításig gyakorlatilag hiánytalanul maradtak meg. Különösen fontos művelődéstörténeti forrás, mivel az iskola nemzetiségi szempontból rendkívül heterogén volt, tehát szociológiai és társadalomtörténeti kutatások alapját képezheti. A kötetek időrendben kutathatók.
Az 1920-as évektől kezdve az előzőtől eltérő osztálynaplókat vezettek, amelyek az államosításig rendelkezésre állnak.
A Gyulafehérváron működő fiúnevelő intézet hivatalosan nem volt a gimnázium intézménye. Annyira kevés irata maradt meg, hogy ezt a töredéket itt helyeztük el.
Ebbe az állagba azokat a kötetes anyagokat soroltuk be, amelyekből nem látszott indokoltnak önálló állagokat alakítani. Elsősorban a tánári gyűlések jegyzőkönyveit és a Katolikus Kör jegyzőkönyvét ajánljuk a kutatók figyelmébe. Érdekes még a Mária Kongregáció tagnévsora, amely 1743-tól megmaradt.
A máshová be nem sorolható iratokból alakítottuk ki ezt az állagot és a lényeges információkat közöljük az egyes raktári egységeknél. Kutatás csak az iratanyag egyenkénti átnézésével lehetséges.