Segédletek importálása Microsoft Excel-ből XML EAD formátumban


    [Excel-ben]

  1. A minta Excel fájlok itt találhatók:

    • AtoM_EAD_importminta-fondallagj-20160107.xlsx. (A hozzá tartozó minta XML EAD fájl pedig itt.)
      fond- és állagjegyzékek konvertálására (tárolóeszközök/dobozok adatai nem beírhatók, a méretek csak ifm-ben szerepelhetnek)
    • AtoM_EAD_importminta-teteliratj-20160107.xlsx. (A hozzá tartozó minta XML EAD fájl pedig itt.)
      egy fond (esetleg néhány fond) és az alá tartozó levéltári egységek leírásának konvertálására (tárolóeszközök/dobozok adatai is beírhatók, de csak „doboz” és „csomó” típusúak)

  2. Megjegyzések a jelzetekről:

    • A jelzet után NE legyen pont!
    • A többjegyű arab számok helyes sorba rendezéséhez az szükséges, hogy a jelzet tartalmazza a „kezdő nullákat" (001, 002, stb.). Erre két megoldás lehetséges:
      1. Az egyszerűbb: az Excel fájl EAD áttalakító táblájában a SZÖVEG([cella];"00") fügvényt alkalmaztam, így a 10-nél kisebb számok is mindig kétjegyűként jelennek meg. (Három-vagy négyjegyű számok esetén bele kell nyúlni az átalakító táblába.)
      2. A másik megoldás, hogy a jelzetet tartalmazó cellákat (oszlopot) az Excelben „szöveg" vagy "szövegként tárolt szám” formátumra kell alakítani. Utóbbi esetben működik az automatikus kitöltés (AutoFill) is. Úgy érhető el legegyszerűbben, ha aposztrófot írunk a szám elé (pl. '001, '002, stb.).
    • A római számok I-VIII. között normálisan használhatók, a továbbiakat viszont a rendszer egyelőre nem tudja sorba rendezni.
    • A kettős betűket (amikor „z” után „aa, bb” következik) a rendszer szintén nem tudja helyes sorrendbe rendezni.
    • A szövegben úgy látom, hogy nem jó, ha „&” charakter szerepel, mert ekkor hibaüzenetet ad, illetve kihagyja („et”-tel kell pótolni).

  3. Az Excel-fájlból az "EAD-konvertáló" tábla szövegét átmásolni Notepad++-ba (CTRL+C, majd CTRL+V), a piros cellától fölfelé balra.

  4. [ Notepad++-ban]

  5. A kódolást UTF-8-ra állítani (Menü > Encoding > Convert to UTF-8).

  6. Elmenteni XML végződéssel (Menü > File > Save > fájl típusa: eXstensible Markup Language file)

  7. Törölni kell a második legfelső szintű leírás előtti </c> elemet. Szintén törölni kell a legutolsó </c> elemet is. (De az import ezekkel a hibákkal is működik.) Hogy a beágyazások helyesen vannak-e, a Notepad++ színkiemelésének segítségével ellenőrizni lehet.

  8. [AtoM-ban]

  9. Az XML-fájlt importálni (Menü > Importálás > XML)

  10. Ha az importált anyagban vannak a kiinduló szinthez (pl. fondcsoport) hasonló szintű leírások (tehát további fondcsoportok), akkor azokat AtoM-on belül egyénként át kell helyezni (mert különben az első fondcsoport alá lesznek beosztva). Rádaásul ezek nem lesznek automatikusan besorolva az első legfelső szintnél jelzett levéltár alá sem. Emiatt érdemes egyszerre csak egy legfelsőbb egységet (tehát pl. egy fondcsoportot vagy egy fondot) és alá tartozó egységeket importálni.

  11. Az importált leírások "Vázlat"-ként lesznek tárolva, tehát utána kézzel kell átállítani "Közzétett"-re az "Adminisztrációs adatcsoport/Közzététel állapota" mezőben.