Tárolóeszközök (raktári egységek) kezelése

Mivel a különféle levéltárak különféle raktári egységeit, azaz levéltári tárolóeszközözeit az AtoM rendszer együtt (egy adattáblában) tartja nyilván, mindegyiknek egyedi azonosító szám szükséges. (A Magyarországon megszokott gyakorlat az, hogy a dobozokat fondonként, esetleg állagonként 1-től kezdve számozzuk. Ez esetben azonban egy levéltáron belül is számos 1. és 2. stb. számú doboz található, nem is beszélve az összes többi levéltár hasonlóan 1., 2. stb. számú dobozairól). Az AtoM fejlesztése során ugyan fölmerült, hogy a tárolóeszközket intézménykhez kellene kötni (lásd itt), de ez még nem valósult meg.

Az egyedi azonosító szám formája tehát a következő legyen:

[levéltár kódja] [fond/állag jelzete, az egyes szintek ponttal elválasztva] [a doboz száma]
A kód, a jelzet után szóköz (space) legyen! A végén ne legyen pont! Ahol tárolóeszközök számozása túlhaladja 9-et, itt is célszerű számkezdő nullákat (01, 02, illetve 001, 002, stb.) alkalmazni.
Példák: KFL III.03.a 140; TREL I.166.e 256; PMKL II.02 04

A tárolóeszköz (doboz) adatai a levéltári leírástól jobbra jelennek meg. A regisztrált felhasználók számára a tárolóeszköz (doboz) száma egyben linket is kínál, amelyben az adott tárolóeszközben található összes (leírt) levéltári egység címének listájához vezet, illetve a tárolóeszköz adatai szerkeszthetők. (Sajnos a lista a jelzeteket nem mutatja , ez egy már régóta fölmerült probléma.)

Az adatbázisban található öszes tárolóeszköz adata az AtoM menüjéből érhető el: Szerkesztés > Tárolóeszközök. Az egyes tárolóeszközöknek megadható a típusa és a helye. A típusok csak előre magadottak (taxonómia szerintek) lehetnek, amelyek az Arca adatbázisban a következők: doboz, láda, mappa [csomó!], dossziétároló szekrény, térképszekrény, polc. Igény szerint az adminisztrátor újabb típusokat is létrehozhat. A helyet nem kötelető megadni, a típust viszont célszerű, mert a levéltári leírásoknál a tárolóeszköz száma előtt mindenképpen megjelenik egy kettőspont, amelynek típus hiánya esetén nincs értelme.

Egy levéltári egység tárolóeszközhöz csatolása („dobozba helyezése”) kézzel a levéltári leírás alján található menüből lehetséges: Továbbiak > Tárolóeszköz csatolása/törlése. Itt egy létező tárolóeszközt is kijelölhetünk és újat is létrehozhatunk. Egy levéltári leírást több tárolóeszközhöz is csatolhatunk (például ha egy sorozat 10 dobozban van, akkor a sorozat leírását mind a tíz dobozához), de ennek nincsen sok értelme. Célszerű csak az egy tárolóeszköznél kisebb terjedelmű, iletve a legalsó (tétel, irat) szintű levéltári egységekhez tárolóeszközt megadni (tehát pl. sorozatokhoz akkor, ha egy dobozban több sorozat is található).

A tárolóeszközöket legcélszerűbb, tömegesen, a levéltári leírások XML importja sorám létrehozni a container EAD-elem segítségével. Ennek formája a következő: TREL I.166.e 256. (Bővebben lásd a megadott linket). Természetesen az EAD-ban is megadható egy levéltári leíráshoz több tárolóeszköz (több container elem). A tárolóeszköz típusát angolul kell megadni, de ez az adatbázisban majd magyarul jelenik meg, így: doboz = Box; mappa [ezt csomóra kell majd javítani!] = Folder; térképszekrény = Map cabinet; polc = Shelf. Azok a raktári egységek típusok, amelyek nem szerepelnek az AtoM eredeti változatában, ezek szerint import útján nem jeleníthetők meg, csak manuálisan, egyenként.

Probléma a tárolóeszközök importjánál:
Ha levéltári leírásokat valamiért rosszul importáltunk, és így töröljük, majd újra importáljuk őket, az ismételt importnál az AtoM nem ismeri föl, hogy a tárolóeszközök leírása már az adatbázisban van (mint ahogy ugyanezen esetben az iratképzőket fölismeri), hanem ugyanazon a néven új tárolóeszköz leírásokat hoz létre. A probléma már több helyen szerepel a megoldandók listáján (1 , 2, 3), de nem látom, hogy megoldották volna.

A tárolóeszközök kezeléséről lásd bővebben az AtoM angol nyelvű kézikönyvét: https://www.accesstomemory.org/en/docs/2.2/user-manual/add-edit-content/physical-storage/