A levéltári leírási szintekről

Az Arca adatbázisban választható levéltári leírási szintek a következők:


Szabványos leírási szintek (és szokásos jelzeteik)

szekció (A, B, C, …)
fondcsoport (I, II, II, …)
fondalcsoport (A, B, C, …)
fond (1, 2, 3 …)
állag [subfond] (a, b, c …)
sorozat (1, 2, 3 …)
alsorozat (a, b, c …)
tétel (1, 2, 3 …)
altétel (a, b, c …)
irat (1, 2, 3 …)
Levéltáraink gyakorlatában a leírási szintek általában fondcsoport–fond–sorozat–tétel–irat sorrendben követik egymást. A közbeeső szintek beiktatására csak különlegesebb esetekben, nagyobb, gazdagabban tagolt irategyüttesek esetében van szükség.

A tagolás meghatározásának kiindulópontja mindig a fond, amely egy iratképző által létrehozott iratok együttesét vagy egy közös szempont alapján létrehozott gyűjteményt tartalmaz. Ehhez képest határozzuk meg, hogy a kialakított fondokat hogyan csoportosítjuk (magasabb szintű egységekbe), illetve hogyan tagoljuk (pl. tematikus, időrendi alapon sorozatokra, tételekre, stb.).

A levéltári kötetek (kötet formájú iratok) általában egy-egy tételnek (esetleg altételnek) tekintendők.

Történelmi leírási szintek

Categoria
Capsa
Classis
Divisio
Forulus
Fasciculus
Ladula
Numerus
Titulus

A „történelmi” leírási szinteket csak fondokon vagy alacsonyabb szinteken (állagokon, sorozatokon) belül lehet használni az egykor ilyen formában rendezett irategyüttesek leírására. (Figyelem! Ezek az AtoM fa-nézetében csak a magyar nyelvű változatban jelennek meg.)